新《广东省劳动保障监察条例》将从2013年5月1日起施行。新条例对企业管理提出了一些新的要求，为了规避潜在的风险，现就其中对企业影响较大的员工管理台帐、违法信用记录、单位罚款和扣减工资等条款进行解读，并提出建议性的应对策略。深圳特区报讯
（一）职工名册。包括建立劳动关系的员工和被派遣员工的姓名、性别、身份证件号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起止时间、劳动合同期限、工作岗位等内容。
（四）工资台账。包括正常工作时间工资、加班工资及其他劳动报酬的发放情况，列明支付日期、支付周期、支付对象姓名、工作时间，以及应发工资项目和数额，代扣、代缴、扣除项目和数额，实发工资数额，银行代发工资凭证或者员工签名等内容。
用工管理台账应当至少保存两年，职工名册、录用登记应当至少保存至员工离职后两年。
新条例对用工管理台帐的要求并没有超出之前《劳动合同法实施条例》、《广东省工资支付条例》等法律法规的规定，只是将这些相关规定进行了集中而已。因此，该条例并没有像有些人担心的那样，加重、加多了企业的举证责任，更不会因此改变员工就加班事实负举证责任的规定。
但是，新条例将原本分散在上述规定中的条款集中规定，一定程度上表明了广东省加强企业用工管理监察力度的态度，所以，建议之前没有按照规定制作用工管理台账的企业尽快进行完善。
第一、根据本条例第五十条规定，企业违反规定未建立、保存相关台账，或者伪造相关台账的，由人力资源社会保障行政部门责令改正，并可处以二千元以上二万元以下的罚款。
第二、根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定：“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算员工工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。”例如，企业没有建立入职登记表并让员工签名，也没有其他证据证明该员工的入职时间的，仲裁委或法院将按照员工的主张认定入职时间，如此，那些与工作年限挂钩项目例如解除劳动合同经济补偿必将因此而增加。
1）建立纸质或电子用工管理台账。建立全方位的用工管理台帐，在如今的信息化时代，建议企业建立电子用工管理台账，如用excel或eHR系统等。
2）建立完善的员工入职、离职管理制度和操作流程，特别是做好员工的个人信息资料核实工作，确保员工个人信息的完整性与真实性。
3）建立完善的考勤管理档案，不仅要保存考勤统计表，而且要保存原始的考勤记录（例如纸质考勤卡、电子指纹卡/IC卡的硬盘数据记录等）。
4）与员工在劳动合同中明确约定，每月可以从工资中扣除哪些款项，例如员工私人借款、员工失职造成企业的经济损失、社保费、伙食费、住宿费等。
5）在职员工与离职员工的管理台帐要分开保存，避免混淆。同时，要做好用工管理台帐的安全保护措施（安全要求基本与财务管理台帐相同），避免发生遗失或损毁。如发现遗失或损毁，应及时向相关劳动部门做好报告和备案工作。
7）建立用工台帐管理人员责任制度，特别要做好用工台帐管理人员的岗位调动或离职的交接工作。
第十五条《广东省高等学校学生实习与毕业生就业见习条例》规定的实习、见习单位接收实习、见习人员的，应当建立以下管理台账：
（一）实习、见习人员名册。包括姓名、性别、身份证件号码、户籍地址与现住址、联系方式，实习学生所在学校、是否顶岗实习，以及实习、见习的起止时间、工作岗位等内容。
（二）实习、见习时间台账。包括打卡记录或者考勤表等实习、见习工作时间的记录。
新条例除不仅要求建立正式员工的用工管理台帐，而且要求建立实习、见习人员的管理台帐。这一点在以前的劳动法规中没有相关规定，要引起重视。
1）建立完善的应届毕业生管理制度，详细规定实习、见习人员的用工管理流程与要求。
2）为实习、见习人员购买人身意外伤害保险，因为实习、见习人员还未毕业，因此不可能办理社保手续。但是需要提醒企业的是
因为人身意外保险的受益人是受害人本人或其指定的人员，不是企业，因此，人身意外险并不能免除企业的雇主责任。受害人获得保险理赔后，因为双方存在雇佣关系，根据《最高人民法院关于审理人身损害赔偿案件适用法律若干问题的解释》第十一条等法律法规的规定，雇工还有权依法要求企业承担人身损害赔偿责任。因此，企业还有必要为实习、见习人员办理雇主责任险。
第十九条人力资源社会保障行政部门应当对有重大劳动保障违法记录的用人单位实行重点监控，加强日常监管，增加检查频次。
有关行政部门审查用人单位承接投资、参加政府采购等申请时，应当将用人单位三年内是否存在劳动保障违法记录作为参考。
第二十条人力资源社会保障行政部门应当按照规定及时将依法生效法律文书确认的用人单位劳动保障违法信息告知中国人民银行当地分支机构，并由其录入中国人民银行用人单位信用信息基础数据库。
1）企业如有重大劳动保障违法记录，将影响企业承接投资、参加政府采购等业务活动。而且，对重大劳动保障违法记录的追溯期长达三年。
2）企业如有重大劳动保障违法记录，将影响企业的银行信用，进而影响企业业务活动的开展。
企业必须建立完善的劳动关系管理制度，做好劳动争议纠纷的预防工作，合理地规避劳动纠纷法律风险。
第五十一条用人单位的规章制度规定了罚款内容，或者其扣减工资的规定没有法律、法规依据的，由人力资源社会保障行政部门责令改正，给予警告。
用人单位对员工实施罚款或者没有法律、法规依据扣减员工工资的，由人力资源社会保障行政部门责令限期改正；逾期未改正的，按照被罚款或者扣减工资的人数每人二千元以上五千元以下的标准处以罚款。
企业对员工进行罚款，或非法扣减工资，将会面临行政处罚。即由人力资源社会保障行政部门责令限期改正；逾期未改正的，按照被罚款或者扣减工资的人数每人二千元以上五千元以下的标准处以罚款。
第一、明确员工正常出勤小时工资标准，按照员工实际出勤计算应得工资，而不是扣减缺勤工资，即将原来的减法改成加法。
第二、将原来的罚款更改为按照标准计算考核奖金或出勤奖金。奖金的发放条件为企业经营管理自主权，可按企业规定发放。这样企业同样可以用经济管理的方式达到管理的目的。
原操作方式：员工工资2500元，每迟到一次扣30元，旷工一天扣100元。
改后操作方式：员工正常工作时间工资2200元，出勤奖最高220元，按照出勤天数计算，每出勤一天加10元。
③对于员工违纪的处罚，可以规定书面警告、记过、记大过、开除等内容，以替代罚款对员工的约束作用。特别是严重违纪解雇，用人单位不需支付经济补偿，对员工有很强的威摄力。
④通过员工大会、宣传栏、早会等形式，加大员工违纪处罚的宣传力度，使违纪员工感到强大的心理压力，从而纠正员工的违纪预期心理行为。
二）员工具有下列行为之一者，予以记小过，造成损失者赔偿另计。累计记小过三次以上予以记大过：
2、浪费原材料或因过失造成损失，造成企业100元以上500元以下损失者；
三）员工具有下列行为之一，予以记大过，造成损失赔偿另计。累计记大过三次以上予以辞退：
四）员工具有下列严重违反规章制度行为之一者，予以辞退，造成损失者赔偿另计：
①建立员工责任追究机制，明确员工失职给企业造成经济损失的调查流程、认定流程、赔偿流程、赔偿标准与赔偿办法。
②企业与员工在劳动合同中要约定扣减工资的内容，特别是从员工工资中扣除赔偿用人单位经济损失、归还借款等内容，约定要明确、合法。
一）员工每月工资为1500元，每月出勤天数为22天，日工资=1500/21.75元。员工每月应得工资=日工资*实际出勤天数；
二）企业可从员工每月工资中扣减以下费用：伙食费、住宿费、水电费、个人赔款、个人借款等，但扣减后每月工资不低于当地最低工资标准；
虽然新条例禁止企业对员工进行罚款。但是《深圳经济特区和谐劳动关系促进条例》第十六条规定：“用人单位依照规章制度对劳动者实施经济处分的，单项和当月累计处分金额不得超过该劳动者当月工资的百分之三十，且对同一违纪行为不得重复处分。实施处分后的月工资不得低于市政府公布的特区最低工资标准。”而且《深圳市员工工资支付条例》第三十四条第（二）项也规定：“用人单位可以从员工工资中扣减用人单位按照依法制定的规章制度对员工进行的违纪经济处罚”。根据《全国人民代表大会常务委员会关于授权深圳市人民代表大会及其常务委员会和深圳市人民政府分别制定法规和规章在深圳经济特区实施的决定》，经济特区法规是全国人大常委会授权的，属于授权性立法，其法律效力位阶与全国人大常委会制定的法律相同，效力位阶高于新条例，因此，当《深圳经济特区和谐劳动关系促进条例》和《广东省劳动保障监察条例》两者发生冲突的，根据上位法优先原则，应当适用《深圳经济特区和谐劳动关系促进条例》。所以，今年5月1日之后，深圳企业仍然对员工具有违纪经济处罚权。
况且，《广东省劳动保障监察条例》仅仅是行政性法规，劳动人事仲裁委员会和法院这类准司法或司法机关是否执行，还有待观察。
但是不管理论上如何，新条例属于行政性法规，作为行政机关的人力资源和社会保障部门必须执行该条例，因此，即使新条例在仲裁和法院得不到适用，人力资源和社会保障部门还是可以企业罚款违反该条例为由进行处罚。所以，建议企业全面取消罚款方面的规章制度，改为按照标准计算考核奖金或出勤奖金。
第五十二条用人单位发生欠薪的，由人力资源社会保障行政部门责令其限期支付；逾期不支付的，责令用人单位按照应付金额百分之五十以上一倍以下的标准向劳动者加付赔偿金。
新条例明确规定如果用人单位逾期支付工资，经过人力资源社会保障行政部门处理后仍未支付，则需要额外支付50%-100%的赔偿金。
1）企业与员工在劳动合同约定的工资支付日期要有一个范围，比如约定每月1-7日期间支付上月工资，从而有充足的准备时间。
2）为了避免因员工无理拒绝领薪产生劳动争议纠纷，企业应要求员工提供紧急情况下的有效书面联系方式，并作为劳动合同的内容，要求员工承诺以上书面联系方式的真实性与有效性，并约定，员工的联系方式发生变更后，应当及时（例如自变更之日起三天内）告知用人单位，否则，因此产生的法律责任由其承担。当员工拒绝领薪时，只要企业证明已经将通知送达上面联系方式即可。
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